Бухгалтерия для всех

Организация работы структурных подразделений
и должностных лиц с документами предприятия

5.1. Общие вопросы организации работы с документами
5.1.1. Начальники структурных подразделений (должностные лица) предприятия обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего дня, осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.
5.1.2. При рассмотрении документов начальники структурных подразделений (должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные - во вторую. После рассмотрения и исполнения срочных и оперативных документов организуется рассмотрение и исполнение прочих документов.
5.1.3. Исполнение документа предусматривает:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа;
- согласование проекта;
- оформление проекта;
- представление проекта документа на подпись (утверждение);
- подготовку к пересылке адресату.
5.1.4. При срочном (оперативном) решении вопросов исполнитель делает отметки на документе:
- о дате и времени поступления документа;
- о датах и времени завершения этапов работы с документом;
- о дате и времени окончательного исполнения документа.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.1.5. При наличии ответственного исполнителя соисполнители документа ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.2. Особенности работы с письменными запросами депутатов и письменными обращениями граждан
5.2.1. Подготовка и направление ответов на запросы депутатов разных уровней осуществляются предприятием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата.
5.2.2. При получении письменного запроса депутата должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью в срок, не превышающий 30 дней.
5.2.3. Сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну предприятия, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.
5.2.4. Должностное лицо, которому поручена подготовка ответа на письменный запрос депутата, в случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо обстоятельств (сведений), обязан сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
5.2.5. Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан передаются на рассмотрение руководителю предприятия, после чего в соответствии с резолюцией руководителя предприятия - на исполнение соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).