Бухгалтерия для всех

Основные этапы документооборота

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки управленческих решений. Принципы документооборота:

четкая организация движения документов, т.е. поток до­-
кументов должен быть прямоточным, исключающим воз­-
вратные или повторные маршруты;

1. однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;
2. оперативность обработки документов;
3. согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

1. входящие (поступающие) документы;
2. исходящие (отправляемые) документы;
3. внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления предпри­ятия, подразделяются на следующие основные группы:организационные документы (Устав, Правила внутрен­него распорядка, Коллективный договор между админис­трацией и трудовым коллективом, положения о струк­турных подразделениях), место хранения — бухгалтерия;распорядительные документы (приказы по основной де­ятельности, распоряжения), место хранения — отдел до-кументационного обеспечения;документы по личному составу (приказы по личному составу, в том числе студентов), место хранения — отдел документационного обеспечения; трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, трудовые книжки), место хранения — отдел кадров; .финансовые и бухгалтерские документы (Главная кни­га, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибы­ли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.) документационного обеспечения.